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档案管理员应该注意什么?

2019-05-27 16:26:06  作者:海南兰友信息科技发展有限公司

一、管理职责

(一)认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策,建立健全各项规章制度。  

(二)对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作,进行监督和指导。  

(三)集中统一管理机关各种门类和载体的档案。  

(四)开展档案史料的编研工作,积极提供利用,为机关工作服务。

(五)在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上,对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。

(六)按规定向省档案馆移交应进馆的档案。  

(七)根据国家有关档案保管期限的规定,制定本机关档案存、毁制度。  (八)办理领导交办的其它有关的档案业务工作。  (九)负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。  

二、立卷归档

(一)归档范围  凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等,均应立卷归档。  

(二)归档要求  1.各处室要按照立卷归档范围,将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整,根据文件材料的形成规律和有机联系,科学整理立卷。  2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷,经档案室检查合格后方可归档。  3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者,照片档案应将照片和底片分别整理归档。  4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求,负责整理立卷。  5.档案室接收案卷时,各处室必须将归档的案卷编制好移交目录,一式两份,档案人员按照目录清点无误;验收案卷质量符合要求后,交接双方在移交目录上签字,一份存档案室,一份本处室留存,以备查找。  

(三)归档时间  1.文书档案在次年五月底以前接收完毕。  2.会计审计档案在年终之后,为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年,于第二年六月底以前移交档案室保管。  3.基建档案在基本建设工程竣工验收后,由基建部门整理成卷交档案室保管。  

三、档案利用  

(一)本厅工作人员因工作需要,经本处室主要负责人签批,可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时,在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。  

(二)查阅摘抄档案,需填写档案利用登记表。未经档案室同意,不能复印、复制、公布档案材料,一般不能将档案带出档案室,特殊情况需要借出者需要办理借阅手续,并及时归还。  

(三)不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠,不得随意折卷或撕去其中文件。  

(四)需要利用党组、厅务会议记录,必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。  

(五)本厅财务人员因工作需要,查阅本人经办的会计档案,需征得主管财务的副主任同意;财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时,需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。

四、档案保管  

(一)档案库房门窗要坚固,并安装防护设施,下班前关好锁牢。  

(二)档案工作库房要随时加锁,钥匙妥善保管,非工作人员未经批准不得进入。  

(三)档案库房要有防火设备,对灭火器要定期检查,及时修理,保持完好状态。  

(四)档案库房要有温度计、干湿计,根据季节和气候的变化,注意通风,力争将湿温度分别控制在14-24度,相对温度45-60%的范围内。  

(五)档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备,并及时检查,如发现药物失灵要随时更换。  

(六)档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查,如遇特殊情况要及时检查,并作记录,发现问题及时向分管领导汇报,采取有效措施,保护档案的安全。

五、档案统计

(一)为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务,协助业务处室做好工作,提高工作效率,档案人员需认真做好机关档案统计工作。  

(二)按档案统计制度的规定,需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计,并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。  

(三)建立健全档案数量统计,借阅及其效果统计,鉴定情况登记,档案管理基本情况统计。  

(四)统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库,随时做好建立,年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总,并填报上级机关。  

(五)定期统计利用情况,每年末统计当年档案借阅人次,总结档案利用效果。

六、档案鉴定和销毁  

(一)以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据,由档案员鉴定,将鉴定情况交档案室负责人审核,提出处理意见,经档案鉴定组鉴定后,对需销毁的档案编造清册,办理批准手续即可销毁。  

(二)保管期满的档案(长期和短期)如还需使用,由鉴定小组鉴定,提出销毁意见。  

(三)销毁档案时,到指定造纸厂销毁,必须有两个监销,监销人应在销毁册上签字或盖章,并注明销毁方式和日期。

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